Klantverhaal Movares

Samenvatting 

Als innovatief advies- en ingenieursbureau heeft Movares een naam hoog te houden. Ze onderzoeken daarom continu hoe ze processen kunnen automatiseren, koppelingen kunnen maken tussen systemen en zo efficiënter en effectiever kunnen werken.

Om te zorgen dat voor iedere tender en offerte de juiste referenties worden gevonden, is de beschikbaarheid van actuele en kwalitatief goede projectinformatie essentieel. De oude, in huis ontwikkelde database, bleek daarbij niet meer te voldoen. Movares startte daarom een zoektocht naar een tool om projectreferenties bij te houden en doorzoekbaar te maken. Na een intensieve selectieprocedure is Galleo in 2020 in gebruik genomen.

Galleo blijkt nu al een goede bron van informatie bij aanbestedingen. De tevredenheidsverklaringen ogen professioneler en er wordt per week minstens 25 uur bespaard. De tijd die overblijft wordt nu besteed aan het verhogen van de kwaliteit van alles wat de deur uit gaat.

Lees meer over de ervaringen van Movares en hoe zij Galleo gebruiken.  

Over Movares

Movares is een van Nederlands grootste advies- en ingenieursbureaus. Met zo’n 1.000 medewerkers die o.a. werken aan infrastructuur, mobiliteit, energie en stedelijke ontwikkeling. Met deze unieke combinatie van expertises levert Movares een bijdrage aan bereikbaarheid in de samenleving. Het bureau staat op plek 9 van de Top 50 Nederlandse ingenieursbureaus 2021 van Technisch Weekblad. 

Movares is een innovatief bureau. Zowel in technisch opzicht als op sociaal gebied voert het een vooruitstrevend en vernieuwend beleid. 

Een tool voor het bijhouden van projectreferenties 

Net als ieder ander ingenieursbureau dat voorop wilt blijven lopen, heeft ook Movares een sterke focus op digitalisering. Ze onderzoeken daarom continu hoe ze processen kunnen automatiseren, koppelingen kunnen maken tussen systemen en zo efficiënter en effectiever kunnen werken. Dit geldt ook voor de afdeling Tender & Strategie van Movares. Om te zorgen dat voor iedere tender en offerte snel de juiste referenties worden gevonden, is de beschikbaarheid van actuele en kwalitatief goede informatie essentieel. Movares maakte daarvoor in het verleden gebruik van een in-huis ontwikkelde database. Toen deze softwarematig niet meer werd ondersteund en daarmee verouderde, is vanuit de directie de opdracht gegeven om op zoek te gaan naar een alternatief. 

Het traject startte met het bepalen van uitgangspunten van de nieuwe tool. Daarmee is men vervolgens op zoek gegaan naar alternatieven. Uit dat uitgebreide onderzoek, inclusief voor- & nadelen en kosten, is een advies gekomen en gepresenteerd aan de directie.

Conclusie: zelfbouw bleek geen logische optie. Vanwege nauwgezet maatwerk was het onderbrengen in het aanwezige ERP-systeem (AFAS) ook geen optie. Zodoende is groen licht gekomen om contact met Galleo op te nemen.

Ook aan de slag met het bepalen van uitgangspunten? 
Download vrijblijvend het blanco Programma van Eisen!

De intuïtieve en stabiele referentiedatabase van Galleo

Tijdens het onderzoek is gebleken dat oplossingen van bekende partijen niet specifiek genoeg zijn voor de behoefte van een ingenieursbureau. Verder bleek dat er weinig tot geen vergelijkbare alternatieven in de markt aanwezig waren. Gevonden alternatieven bleken vaak ‘een groot en duur pakket’ die dan in zijn geheel afgenomen moest worden en weinig flexibiliteit boden daar waar maatwerk gevraagd wordt. Ondanks dat de grootste behoefte lag op slechts een onderdeel: een heldere referentiedatabase.

Er is daarom gekozen om gebruik te maken van de stabiele digitale backbone van Galleo. Het was voor Movares vanaf het begin duidelijk dat het opnieuw in eigen beheer opzetten geen logische optie was. De ervaring is, dat als het in huis ontwikkeld wordt, er niet of niet genoeg focus is op het product, er niet genoeg prioriteit aan wordt gegeven, het op lange termijn nauwelijks te onderhouden is en niet doorontwikkeld wordt. Dit komt de continuïteit van de organisatie niet ten goede.

Movares maakt gebruik van de volgende functionaliteiten binnen het Galleo ecosysteem:

• Referentiedatabase
• Company private opslag van tevredenheidsverklaringen
• Beeldbank 
• Geavanceerd zoeken met maatwerk filters
• SSO inlogsystematiek (single sign-on)
• Koppeling met externe databron; AFAS

Movares had behoefte aan betrouwbare en consistente projectinformatie, die op een efficiënte manier toegankelijk is. Galleo wordt dan ook voornamelijk gebruikt voor het vullen van specifieke projectinformatie, het doorzoeken van de database en het uitdraaien van referenties. De database kan gemakkelijk worden doorzocht op basis van bestaande en zelf aangemaakte kenmerken. Dit maakt Galleo voor Movares nuttig tijdens de dagelijkse werkzaamheden. 

Het is een essentiële bron van informatie bij aanbestedingen. De speciaal ontwikkelde koppeling met AFAS wordt als waardevol ervaren. Zo wordt de financiële informatie ingelezen bij het starten van een project, zodat alle informatie op één plek ontsloten wordt. Dezelfde functionaliteit is overigens ook beschikbaar voor andere gebruikers.

DE RESULTATEN

Na een grondige voorbereiding en interne afstemming, is Galleo in 2020 in gebruik genomen. Galleo spreekt veel mensen direct aan, omdat het webbased is, daarop altijd up-to-date en overal beschikbaar. Het werkt daardoor ook intuïtief en sluit goed aan bij de verwachtingen van de mensen die ermee werken.

‘Het is voor veel collega’s gemakkelijk om mee aan de slag te gaan. En omdat de medewerkers de projectinformatie zelf invullen, wordt Galleo ook een soort portfolio platform. Dat is toch gaaf! Dat benoemen blijkt intern goed te werken om mensen enthousiast te maken. Daarnaast scheelt het mij als eindverantwoordelijke bij het uitsturen van offertes, veel tijd”, aldus Alien Knoop, team lead tenderbeheersing bij Movares.

Voor een vooruitstrevend bedrijf als Movares, met een grote focus op duurzaamheid, is het een logische stap. Duurzaamheid wordt nu niet alleen meer toegepast op hergebruik van materialen, maar ook op hergebruik van kennis uit de organisatie. De kennis (lessons-learned) worden nu beter ook geborgd met dank aan Galleo.

Besparing van 25 uur per week en hogere kwaliteit

De verantwoordelijkheid van het verzamelen en borgen van projectinformatie ligt dankzij de ingebruikname van Galleo niet meer bij één persoon, maar bij alle collega’s. In het dagelijks werk betekent dit dat de persoon die verantwoordelijk was voor het verzamelen van projectinformatie, daar niet meer 40uur in de week bezig is, maar slechts 15 uur. De 25 uur die overblijft wordt nu besteed aan het verhogen van de kwaliteit van alles wat de deur uit gaat. 

“De tevredenheidsverklaringen die nu met één druk op de knop kunnen worden uitgedraaid zien er professioneler uit. Ze zijn mooi in kleur en voorzien van kwalitatief hoog beeldmateriaal. De beelden staan met vermelding van de rechthebbende veilig opgeslagen in beeldbank van Galleo. Er wordt gewoon minder gefröbeld en er wordt efficiënter gewerkt. “ vervolgt Knoop.

Dat onderschrijft ook Tanja Anderson, projectcoördinator bij Movares. Zij is mede verantwoordelijk voor het invoeren van de projectinformatie. “Als acquisitietool is het heel waardevol. Wij gebruiken Galleo dan ook vooral als referentiedatabase. Het mooie is, omdat er nu hoogwaardige beelden in de beeldbank van Galleo staan er vaak nog meer beelden aan toegevoegd worden. Zo wordt het steeds waardevoller!”

Aan de slag met Galleo

Na het uitgebreide vooronderzoek zag men geen belemmeringen meer om aan de slag te gaan met Galleo. Uiteraard wel uitdagingen, met name binnen de organisatie. Gaat het allemaal wel lukken en krijgen we iedereen wel mee? 

Om iedereen op weg te helpen heeft Movares een projectgroep opgericht, waar ook medewerkers van Galleo onderdeel van zijn. Er is een eigen handleiding met instructiefilmpjes gemaakt. “We merken nu dat als men er eenmaal mee werkt, dat het dan daarna heel gemakkelijk gaat. Heel intuïtief.”

Aanscherping workflow

Om projectinformatie zo goed mogelijk in Galleo te krijgen, is er een workflow opgesteld. AFAS is het ERP systeem. Daarin zijn nu criteria opgesteld en als een project aan die criteria  voldoet, dan krijgt deze een markering ‘referentiewaardig’. Al deze gemarkeerde projecten komen als rapportage vanuit AFAS en gaat als stuurinformatie naar het MT. Die markeren vervolgens de projecten die in Galleo moeten. Ook wordt er hulp aangeboden bij het schrijven van tevredenheidsverklaringen die op dezelfde plek op Galleo geborgd worden, uiteraard alleen zichtbaar voor Movares nadat medewerkers inloggen met de beveiligde SSO (single sign-on). 

Zou je Galleo aanbevelen aan andere Ingenieursbureaus?

Ja zeker! Het is een heel toegankelijke omgeving waar je projectinformatie op een centrale plek kunt bewaren. Het is heel professioneel. Het nodigt uit om verder te kijken. Wij zijn er blij mee. – Alien Knoop, team lead tenderbeheersing bij Movares.

Movares maakt nu alleen nog gebruik van de mogelijkheden van de interne organisatie. Wanneer de organisatie iets verder is, zullen zij ook gaan kijken naar wat Galleo nog meer kan betekenen, zoals bijvoorbeeld het synchroniseren van publieke projectinformatie naar de bedrijfswebsite. Of het digitaal benaderen van klanten voor klanttevredenheid en dat uitbreiden met verifieerbare prestatie-informatie (VPI). Met Galleo is van alles mogelijk.

Ontdek Galleo!

Ontdekken wat Galleo specifiek voor jou en je organisatie in de gebouwde omgeving kan betekenen? Vul je gegevens in en we nemen snel -en vrijblijvend- contact met je op!